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Der langweiligste Teil der Arbeit eines Immobilienexperten?

Foto: SeanPrior | clipdealer

Das Thema digitales Dokumentenmanagement mag zunächst nicht für Begeisterungsstürme sorgen. In Wahrheit jedoch erspart es Immobilienspezialisten viel Zeit und Nerven – und ermöglicht, sich auf kreativere Arbeiten zu konzentrieren. In jedem Unternehmen entsteht täglich eine Menge an Dokumenten – sowohl digital als auch in Papierform. Jedes dieser Dokumente ist mit einem Arbeitsprozess verbunden und muss daher nach Erstellung von verschiedenen Parteien archiviert, versandt und gegebenenfalls erneut bearbeitet werden. Diese Vorgänge machen einen erheblichen Teil der täglichen Routinearbeit aus. Zeit, die besser genutzt werden könnte – beispielsweise für Prozesse, die die menschliche Kreativität erfordern. Daher lohnt es sich, das Dokumentenmanagement zu optimieren. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem oder DMS bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente und macht sie zentral zugänglich.

Effizientes Dokumentenmanagement verbessert Kundenbeziehungen

Sehen wir uns einmal einen solchen Geschäftsvorgang an, etwa den Verkauf eines Objekts. Von der Anfrage und Angebotserstellung über etwaige Rückfragen und Gutachten bis hin zur Erstellung und Unterzeichnung des Kaufvertrags werden verschiedenste Dokumente erstellt. Während An- und Rückfragen des Kaufinteressenten vielleicht als E-Mail auf einem entsprechenden Server gespeichert sind, werden Angebote, Rechnungen, Gutachten und Vertragsunterlagen von verschiedenen Parteien in Papierform oder als digitales Dokument erstellt und abgelegt. Ruft ein Kunde an und erkundigt sich über einen Vorgang, muss der jeweilige Verantwortliche im Unternehmen auf alle relevanten Dokumente zugreifen können. Hier zeigt sich, wie wichtig ein effizientes DMS sein kann.

Die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems kann auch eine Gelegenheit sein, um bestehende Arbeitsprozesse zu optimieren. Beispielsweise können vertrauliche Unterlagen wie Verträge und Rechnungen von allen Berechtigten über jedes mit dem System verknüpfte Gerät eingesehen werden; auch unterwegs und ohne sie per E-Mail versenden zu müssen. Im Krankheitsfall eines Mitarbeiters sind die Dokumente nicht im persönlichen Laufwerk „begraben“. Wird eine Entscheidung oder Bestätigung von einem bestimmten Mitarbeiter benötigt, kann dies außerdem bequem und fälschungssicher am Mobiltelefon oder Tablet passieren. Das System gibt außerdem genau über den Bearbeitungsstand eines Dokuments Auskunft. So können Arbeitsprozesse auch parallel laufen, ohne dass Dokumente hin- und her geschickt werden müssen.

Es ist jedoch wichtig, auf saubere Schnittstellen zu achten: Idealerweise hat der Kunde selbst Zugang zu einem bestimmten Bereich des DMS, oder aber er erhält eine Datei, die direkt in seine Datenbank integriert werden kann – ohne händisches Exportieren und Importieren zwischen Datenbank und Excel.

Augen auf bei der Wahl externer Dienstleister

Meistens nutzen Unternehmen einen externen Dienstleister, der die Implementierung eines DMS vornimmt und das System langfristig wartet. Bei der Auswahl eines Dienstleisters ist allerdings Vorsicht geboten, denn nicht alle Systeme verfügen über dieselben Funktionen oder sind gleichermaßen benutzerfreundlich. Auch die Gebührenstruktur des jeweiligen Anbieters sollte genau geprüft werden. Manche Dienstleister werben mit günstigen Produkttrials, hinter denen sich erhebliche Kostensteigerungen bei Kauf einer Vollversion verbergen können. Für mich steht fest, dass die gesamte Immobilienbranche ihre Prozesse verschlanken muss. Einerseits sinken die Renditeniveaus immer weiter. Wer seinen Anlegern nach wie vor Produkte mit zweistelliger Anfangsrendite bieten will, braucht nicht nur den richtigen Riecher für ein gutes Investment, sondern auch effiziente Verwaltungsstrukturen. Zudem können Mitarbeiter, anstatt den gesamten Vormittag Dateien von A nach B zu verschieben, in dieser Zeit vielleicht auf die zündende Idee kommen, die das eigene Unternehmen für die Zukunft weiter voranbringt.